La importancia de la planificación al implantar un ERP

El uso de una metodología adecuada asegura el éxito.

Cuando el implantador se enfrenta a la puesta en marcha de un ERP o cualquier otra solución de gestíón, debe profundizar sobre la situación de la empresa, su estructura, sus modelos de negocio y, por ende, los requisitos que exigen y las necesidades que tienen. Es lo que nos permite diseñar y formular un plan de desarrollo de implantación adaptado y rentable para el cliente.

Cada vez son más las empresas que están entendiendo las ventajas competitivas que les puede aportar la implantación de un ERP. Sin embargo, muchas de estas implantaciones, después de un gran esfuerzo de inversión realizado, tanto económico como humano, acaban en fracaso.

¿Qué puede haber fallado? ¿La elección del software? ¿Un mal implantador, o quizás una deficiente planificación?

La implantación de un ERP debe basarse en una cuidadosa evaluación y análisis de los procesos de negocio y de los requisitos que precisará para optimizarlos de una forma evidente a la empresa-cliente.

Para ello es de vital importancia contar con una metodología adecuada de implantación, resaltando tanto teconología como beneficios que aportan. Y es que muchas veces el éxito no depende tanto de la “calidad” o “precio” del ERP que se ha seleccionado, sino de como se lleva a cabo la implantación dentro de la estructura de la empresa y como ésta responde a un estudio exhaustivo de los procesos de negocio sobre los que deberemos actuar.

Un buen ejemplo de planificación es el que contempla cuatro aspectos básicos antes de la implantación. Análisis y diagnóstico, diseño y desarrollo parametrizable, implantación y puesta en marcha. Y por último los servicios de formación, soporte y mantenimiento que puedan derivarse de la operación.

Y es muy deseable que, como paso previo a la acción, se defina entre las partes las responsabilidades que adquieren y establecer un plan de acción conjunto.

En la fase de análisis deberemos determinar todos los procesos de negocio que conforman la empresa y sus requerimientos futuros, con lo que podremos detectar las necesidades del cliente que no pueden ser satisfechas por una solución estándar y que deberemos adaptar-parametrizar.

Esto supone contemplar todo el proceso de traspaso de datos de la antigua aplicación de gestión a nuestro ERP. La cantidad de herramientas de las que podamos disponer para asegurar la migración de la mayor parte de datos, es un momento crítico para un buen inicio.

A partir de este análisis deberemos diseñar los procesos de negocio que a partir de ahora realizará la empresa al utilizar nuestro ERP. Debemos ser muy cuidadosos porque en esta fase modificamos muchos proceso de la empresa y deberemos identificar que es lo que puede hacer o no hacer nuestro ERP.

En la implantación y puesta en marcha es donde existe el punto de inflexión entre el éxito y el fracaso. En ella deberemos parametrizar todos los procesos antes diseñados. Definición de informes, formularios, creación de campos, estadísticas personalizables, etc…

Por último, la formación de los usuarios. Importantísima. El rechazo de los usuarios puede ser determinante. La intuitividad y fácilidad de manejo de nuestro ERP puede ser una herramienta básica en este aspecto.

Ya solo nos resta asegurarnos del correcto funcionamiento del ERP instalado y realizar revisiones si son necesarias. Si contamos, además, con un servicio de atención al cliente muy personalizado y/o un servicio de asistencia vía Internet, damos una garantía de calidad y de buen servicio.

Un buen soporte de mantenimiento y regulares actualizaciones aseguran la satisfacción del cliente, aumentando su fidelización y susceptibles de nuevas propuestas tecnológicas, tanto en producto como en servicios.

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