Cómo fracasar en la implantación de un ERP I

Todas las empresas son conscientes, y más en momentos de crisis económica, de que la competitividad, la eficiencia y la calidad son los tres elementos básicos para diferenciarse de una competencia cada vez más global y más dura. En estos momentos todos competimos contra todos, ya que las tecnologías de la información han propiciado que hasta la empresa más pequeña disponga de herramientas para competir y diferenciarse con éxito, incluso frente a las grandes empresas.

Para conseguirlo precisamos de herramientas qie integren nuestros  procesos de negocio de forma eficiente, gestionen los recursos de la empresa, permitan una rápida toma de decisiones, incrementen la competitividad, aumenten la rentabilidad y reduzcan los costes.

La integración de todas las áreas de la empresa es lo que califica a un ERP

La integración de todas las áreas de la empresa es lo que califica a un ERP

Para ello han nacido los sistemas de información empresarial, entre los que destacan los ERP (Planificación de los recursos empresariales), que han pasado de ser soluciones únicamente asequibles para las grandes empresas, a convertirse en “estándares” (con todos los matices que queramos darle) asumibles por las pymes.

Lo cierto es que el uso de los ERPs y otras soluciones de gestión empresarial, como son CRM o BI, se han generalizado y son adoptadas por todo tipo de empresas, desde las más pequeñas a las más grandes.

Pero un importante ratio de implantaciones de ERP que se producen no acaban de proporcionar lo que se esperaba de ellas, incluso algunas de ellas acaban en fracaso.

¿Y esto porque ocurre?. Vamos a intentar explicar algunas de las razones por las que fracasan ciertas implantaciones de ERP. ¿Es el producto? ¿Es el implantador? ¿Es la empresa?. A veces, es un poco de todo ello, pero muchas veces el éxito o el fracaso de un ERP depende de los criterios aplicados para su elección e implantación. Y en esto nos vamos a centrar.

Un error fundamental es pensar que los ERP’s se han diseñado para adaptarse a nuestra forma de operar y que les debemos exigir que optimicen nuestros procesos de negocio sin tener que transformar aboslutamente nada de nuestras formas de hacer. Y no lo vemos como un facilitador para cambiar los procedimientos y prácticas de la compañía, antes que como un automatizador de tareas.

Muchas veces olvidamos que los ERP’s reproducen las mejores prácticas de dirección y administración de una empresa, porque su desarrollo es el fruto del conocimiento aplicado en multitud de empresas de cualquier tamaño y sector de actividad.

Y esta es una visión conceptual importante que debemos abordar cuando tomamos la decisión de adoptar un ERP en nuestra empresa. Por supuesto que la solución de gestión deberá adaptarse a las necesidades, requerimientos y objetivos de la empresa. Faltaría más. Pero nosotros también debemos ser conscientes de que deberemos cambiar nuestra forma de hacer las cosas de una manera más eficiente.

Si el único objetivo de implantación de un ERP es la automatización, no le estamos sacando el máximo rendimiento a las posibilidades que nos ofrece la tecnología.

Los proyectos de implantación de un ERP no es únicamente dotarse de herramientas tecnológicas, sino también de transformación de nuestros propios procesos de negocio. Porque la filosofía intrínseca de un ERP es que los individuos y los departamentos ya no son independientes del conjunto de áreas que conforman los distintos procesos de negocio. Proporcionan una visión unitaria y global que integra todas las áreas de la empresa y que afectará a los procedimientos de las personas y de los diferentes departamentos.

Si no estamos predispuestos a asumir que deberemos cambiar algunas de las formas de trabajar cuando implantemos un ERP, pueden ocurrir varios factores de fracaso. El primero es no obtener el máximo beneficio que nos aporta y centrarnos únicamente en la automatización de procesos. El segundo es conseguir hacer de forma eficiente lo que no deberíamos seguir haciendo, con lo cuál el implantar un ERP no nos proporcionará los objetivos que pretendemos. Y el tercero es que el ERP no es un robot inteligente que viene a solucionar únicamente un problea y, si la organización al completo no se implica al 100% en la adopción de este sistema, estaremos perdiendo dinero, oportunidades y competitividad para afrontar los desafíos actuales y los que están por venir.

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