Cómo fracasar en la implantación de un ERP. III

Uno de los problemas que más preocupan a las pymes que deciden poner en marcha un ERP, es precisamente el tiempo de implantación del mismo y los costes asociados que comporta un retraso sobre la planificación prevista.

El periodo de implantación variará según la complejidad de la personalización y la adaptación al sistema existente. Y no nos referimos únicamente al producto a instalar y el grado de dificultad que conlleve.

También deberemos tener en cuenta otros factores que, si no son considerados, pueden convertir la implantación de un ERP en una pesadilla interminable por su lentitud y por la aparición de costos ocultos que pueden desequilibrar nuestro presupuesto de inversión.

El tiempo de implantación de un ERP es fundamental para no desequilibrar la inversión prevista

Ya no se trata de si el implantador es más o menos profesional, lo que se le supone, sino también de como la empresa ha diseñado todo el proceso de forma rigurosa y que no se hayan establecido unos objetivos excesivamente ambiciosos y, en ocasiones, poco coherentes con las necesidades reales de la empresa.

¿Qué significa esto?

Los mayores retrasos que se producen en la implantación de un ERP vienen determinados, generalmente, por el rediseño de procesos una vez la implantación se ha puesto en marcha. Algunos pueden ser relativamente pequeños, pero hemos de pensar que cuanta mayor sea la complejidad del ERP que estamos implantando, también mayor será la dificultad para variar el diseño de los procesos de negocio que se habían acordado en la fase previa.

Y no es que se haya realizado mal, pero muchas veces van surgiendo nuevas ideas o nuevas formas de diseño de procesos que  no es que no se hubieran tenido en cuenta, sino que son fruto de la ambición legítima de querer hacer un poco más de lo que se hace.

Mi recomendación es la de establecer una metodología rigurosa y no salirse de ella. La metodología del “y si…” puede llevarnos a serias dificultades y no únicamente retrasar  el periodo de implantación sino que los costes se pueden disparar de forma geométrica. 

Y esta metodología tiene que basarse en todo el trabajo de análisis de los procesos de negocio realizados previamente, en las necesidades reales e inmediatas de la empresa, en los acuerdos de periodificación de la implantación a los que se ha llegado con el implantador y una planificación conservadora de cuáles serán los reprocesos que se podrán dar durante la fase de implantación.

No se trata de acabar la implantación en un día y hora determinada, sino dentro de un periodo acordado por ambas partes en el que se contemple la posibilidad real de problemas no previstos que pueden surgir durante el proceso.

El ser rigurosos con la metodología de implantación, definiendo claramente las fases y los tiempos, dejando margen a la resolución de incidencias y trabajar en completa colaboración con el implantador nos puede permitir sacar adelante y con éxito el proyecto de implantación.

Seguro que, cuanto más nos embarcamos en el proceso y más conocemos el ERP que vamos a implantar, se nos ocurren nuevas ideas para obtener de él el máximo rendimiento. Dejémoslas de lado por el momento y centrémonos en la puesta en marcha del software de gestión. Si el ERP elegido es lo suficientemente flexible y escalable, seguro que podremos poner en marcha nuevos procesos que mejorarán la eficacia y la eficiencia de la empresa. pero esto tiene que ser una vez hayamos resuelto la primera implantación, el sistema funcione correctamente y nuestro personal conozca la aplicación.

Y por supuesto, en la metodología de la implantación no debemos olvidar al personal de la empresa y futuro usuario del ERP que, durante el periodo de instalación, deberá seguir realizando su labor cotidiana y además un sobreesfuerzo para adaptarse al nuevo ERP. Una comunicación fluida con todos ellos y que tengan claro cuál es el papel de cada uno en el proceso, también contribuirá a que el proceso sea menos traumático y llevadero.

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