Vamos a implantar un ERP

Que nadie se equivoque. No es una decisión fácil y en muchos casos supone una revolución y un cambio en las formas de operar de las empresas, por mucha experiencia que tengan en software de gestión empresarial.

Hoy por hoy, las empresas que no disponen como mínimo de alguna herramienta informática para llevar cualquier aspecto de la gestión de su negocio, se pueden contar con los dedos de una mano. Pero lo cierto es que muchas empresas implantan un ERP no porque estén convencidas de las ventajas que este tipo de herramientas pueden aportar a la eficacia de la empresa, sino por pura necesidad competitiva y seguir sobreviviendo.

Sea cual sea el motivo de la decisión, no está de más poseer un pequeño mapa mental de como abordar este proyecto e intentar superar los obstáculos que nos vamos a encontrar (factor cultural, miedo al cambio en el sistema de gestión, los costes derivados, el tiempo de implantación necesario y el miedo al fracaso de toda la operación).

La existencia de diferentes soluciones de gestión puede complicar la implantación de un ERP

Para ello debemos tener en mente muy claros los costes asociados a la implantación, el tiempo de implantación, el coste presente y el coste de mantenimiento y, por supuesto, en quién confiar todo el proceso de implantación.

Lo ideal es implantar el ERP en pequeñas fases, claramente delimitadas. Con ello conseguimos que el cambio que la empresa va a sufrir sea lo menos traumático posible, al tiempo que nos permite darnos tiempo a rectificar ante cualquier incidencia o contratiempo que se produzca.

Por otro lado una implantación por fases propicia que el personal se vaya familiarizando poco a poco con el nuevo sistema de gestión, reduciendo los factores de riesgo subjetivos, como puede ser el miedo al cambio. Es cierto que con ello podemos ralentizar la puesta en marcha definitiva, pero nos aseguramos que los errores que se puedan producir  sean minimizados.

También deberemos pensar que el coste de implantación de un ERP va más allá que la venta del producto y que, si queremos asegurarnos la evolución de nuestro software, los costes también se darán en el tiempo.

De forma orientativa podemos definir los costes porcentualmente en cuatro grandes partidas:

  1. Coste del ERP: 30%
  2. Hardware: 10%
  3. Servicios: 50%
  4. Mantenimiento y actualizaciones: 15-35% del coste inicial.

Todas estas partidas varían, de ahí que sea difícil poder establecer un precio medio para la implantación de un ERP. Lógicamente la elección del producto, las condiciones comerciales del fabricante y las tarifas del distribuidor, influirán en el precio. Por ello debemos tener claro los requerimientos necesarios que precisaremos antes, durante y después del proceso de implantación.

Otro factor será el tiempo de implantación y este es siempre variable. En ello influirá el nivel de parametrización que solicitemos al sistema, los recursos que dediquemos al proyecto, teniendo en cuenta que los recursos humanos de la empresa deberán hacer un esfuerzo añadido a sus tareas diarias, y la precisión con la que hayamos realizado la consultoría de necesidades.

Y por último en quién confiar el proyecto de implantación, más allá del producto elegido. La recomendación es que el implantador sea un distribuidor certificado del fabricante, lo que nos da la garantía de que posee un conocimiento profundo del ERP y experiencia en laimplantación.

Si además es un implantador cercano, tanto geográficamente, porque nos aseguramos su rápida presencia si surge cualquier incidencia, como mentalmente, ofreciendo la seguridad de que el servicio que ofrezca será de valor, ágil y eficaz, esto nos otorga un margen de confianza en todo el proceso de implantación y puesta en marcha.

Y nunca está de más valorar al fabricante en algunos criterios básicos:

  • Sólidez, experiencia y número de clientes.
  • Capacidad tecnológica.
  • Escalabilidad y evolución del producto.

Pensemos que el ERP se debe convertir en el mando de control de toda nuestra empresa y que todos los procesos de negocio estarán a partir de ahora centralizados e integrados. No nos podemos permitir ningún error en todo el proceso de elección, implantación y puesta en marcha. En ello nos va mucho.

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