¿Existe vida después del ERP?

Cuando decidimos implantar un ERP en nuestra empresa acabamos tan convencidos de los beneficios que este nos reportará por su sóla puesta en marcha, que creemos que hemos finalizado un proceso que, en muchas ocasiones ha resultado traumático. Pero eso no es cierto. Todavía corremos el peligro de que la inversión realizada no responda a los resultados que estamos obteniendo con nuestro nuevo y flamante software de gestión.

En este blog hemos analizado en diversos posts las causas del fracaso en la implantación de un ERP, siempre desde la perspectiva de su diseño y puesta en marcha. Pero también es cierto que muchos proyectos mueren, a pesar de que todo el proceso de implementación ha sido perfecto, cuando ya son plenamente operativos. Entonces, ¿Existe un más allá después de poner en marcha un ERP?

Podemos afirmar que mantener un ERP es un proceso continuo que no podemos abandonar en ningún momento. Una buena práctica para saber si nuestro nuevo ERP responde a las expectativas de beneficios y rentabilidad  que justificaron nuestra inversión, es la realización de una auditoria de verificación cuando consideremos que nuestro software de gestión ya es plenamente operativo. El otro mecanismo de seguridad es asegurarnos un buen servicio de mantenimiento y actualización de nuestro ERP.

Respecto a la verificación ésta es aconsejable que se realice entre los primeros seis meses y el año de vida de nuestro ERP, cuando ya está funcionando con normalidad. Volvamos a revisar el diseño original de la implantación, refresquemos qué objetivos y metas nos habíamos marcado con su puesta en marcha, en qué medida se están cumpliendo y cuales no han respondido;  analicemos el impacto real que ha tenido sobre nuestra organización y qué beneficios hemos obtenido en cada una de nuestras áreas de negocio.

Es lógico pensar que no en todas las áreas los beneficios obtenidos han sido de la misma intensidad. Por ello es recomendable segmentar nuestro análisis  en función de cada una de nuestras áreas, ya que nos permitirá establecer  el retorno de inversión de todo el proceso de implantación de una forma delimitada.

Estos beneficios pueden ser operacionales, en cuanto a simplificación de procesos, mejoras en la productividad, racionalización y automatización de tareas y reducción de costes obtenidos.

También deberemos evaluar los beneficios de gestión en cuanto a organización de la información, la ayuda en la toma de decisiones y los mecanismos de control de la eficiencia global de la empresa.

Por otro lado daremos mucha importancia a los beneficios competitivos, en cuanto a la capacidad del ERP de adaptarse a nuevos planes, diversificación de procesos o diferenciación de productos.

Por lo que se refiere a las infraestructuras TI deberemos analizar sus beneficios en cuanto a escalabilidad en el crecimiento, potencialidad para asumir cambios tecnológicos y productivos, así como en flexibilidad  ante la posibilidad de mejora de las plataformas tecnológicas que utilicemos.

Y por último deberemos evaluar si nuestro nuevo ERP aporta beneficios en el total de nuestra organización. Los vectores de análisis pueden ser diversos, pero podemos mencionar su adaptabilidad a cambios organizacionales, su contribución al aprendizaje del modelo de negocios, la mejora en las habilidades de los empleados, el nivel de satisfacción de estos con la nueva herramienta y su impacto sobre el cambio de la cultura de la empresa.

No todos los beneficios pueden ser evaluados en la misma medida y en el mismo periodo de tiempo. Este es un proceso progresivo, cambiante por factores externos (cambios normativos, económicos, políticos) o internos (recursos dedicados, cultura empresarial, objetivos marcados, etc.), y que deberemos alargar durante todo el ciclo de vida del ERP.

¿Y luego qué? Probablemente hayan cambiado tantas cosas  en nuestro entorno competitivo, económico y tecnológico, que deberemos volver a empezar y plantearnos un nuevo proceso de renovación e inversión. Pero a fin de cuentas, así es la vida de las empresas. La muerte de un ciclo, el inicio de otro, y así ad infinitum.

Ehhhh. que nos dejamos lo de la importancia de un buen servicio de mantenimiento y actualizaciones. Si, pero esto es materia para un nuevo post.

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