La importancia de la formación de los usuarios de ERP

Uno de los factores que contribuye a la falta de éxito de un ERP en la pyme es, aunque pueda no parecerlo, el no disponer de un plan de formación de sus usuarios. Una deficiente formación en el uso del nuevo ERP se traduce a medio plazo en una pérdida de productividad al no obtener el máximo aprovechamiento de las posibilidades que nos brinda el software de gestión.

Para sacar todo el partido posible a las funcionalidades que nos aporta un ERP, debemos hacer que los usuarios desarrollen los conocimientos necesarios para utlizar sus recursos con la mejor eficiencia. Si no conseguimos esto, tanto a corto como a medio y largo plazo, la percepción que podemos acabar teniendo es de que nuestro ERP no ha cumplido las expectativas deseadas, no utilizamos todo su rendimiento y, lo que es peor, no podemos valorar correctamente el retorno de la inversión que esperábamos.

Por ello es necesario que la formación de los usuarios sea una pieza clave a tener en cuenta en la inversión que vamos a realizar al implantar un ERP y debe formar parte de los recursos que vamos a destinar a lo largo del tiempo para mantener actualizado nuestro sistema de gestión, como algo tan necesario como los contratos de mantenimiento y de actualizaciones.

Para conseguirlo hemos de tener claro desde el principio que la formación continuada de los usuarios es una parte indispensable para su óptimo funcionamiento. Esto incluye no únicamente el dominio del programa, sino que los usuarios se alineen con la filosofía de trabajo del ERP. Que sepan el qué, el por qué y como impacta el sistema en los procesos y en las operaciones a realizar, más allá del mero trabajo departamental. En definitiva, hacer que comprendan el conjunto de funciones del programa y como estas afectan a otros departamentos y usuarios.

Dicho esto la educación y formación de los usuarios de un ERP no puede ni debe ser considerado un gasto. Antes al contrario es una inversión. Cuanto más conocimiento y destreza obtengan en su uso mayor será la productividad. Pero no únicamente en el momento de la puesta en marcha, sino durante todo el ciclo de vida del producto. Esto supone un plan de formación regular en el que los usuarios puedan conocer y dominar nuevas funcionalidades, nuevos módulos o nuevos circuitos que el ERP que se van incorporando con nuevas actualizaciones y nuevos cambios normativos.

La evolución de nuestro ERP debe correr siempre en paralelo con la capacitación de los usuario y por ello es necesario disponer de un plan de formación continuado. Tanto para los usuarios originales como para aquellos que se vayan incorporando con el paso del tiempo. Un plan de formación, por tanto, que evalue, capacite, de soporte y vuelva a replanificarse con cada cambio que se produzca, tanto en los sistemas como en la propia organización de la empresa. Por supuesto el plan de formación ha de ser tanto general como particularizado a cada uno de los usuarios, tanto por su capacitación como por el puesto de trabajo que desarrollen.

Pero cuidado. No caigamos en el error de confundir capacitación con educación. Muy buenos planes de formación no han obtenido los resultados apetecidos porque se han quedado únicamente en la fase de capacitación de los trabajadores, pero no los hemos educado en la cultura de uso del ERP.

La capacitación es explicar el cómo se realiza una tarea. La educación va más allá. Es saber el por qué realizamos esta tarea de una forma determinada y como afecta al resto de procesos de la compañía, aportando de forma directa un valor añadido intrínseco al usuario.  Este no repetirá únicamente tareas, sino que puede aportar ideas, interactuar más con el sistema e incluso puede mejorar los procesos, lo que redundará en la productividad y rentabilidad de toda la empresa.

El incluir la formación continuada como una parte importante en la implantación de un ERP supone a medio plazo una mejora generalizada en todos los ámbitos de la empresa, una obtención de mayor valor de los usuarios y un alineamiento del ciclo de vida del ERP con el ciclo formativo, actualizándose de forma continuada y propiciando un más rápido retorno de la inversión realizada.

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