La gestión del miedo en la implantación de un ERP

Uno de los mayores problemas que se les plantea a las pymes en el momento de implantar un ERP es lo que eufemísticamente se le ha dado en llamar “la resistencia al cambio”. Una resistencia que viene planteada mayoritariamente por los futuros usuarios de la aplicación y, en menor medida, por los mandos intermedios, e incluso por la alta dirección.

Digamos las cosas por su nombre. Es puro miedo. Un miedo trasnversal, al aprendizaje, a dejar al descubierto las propias carencias, miedo a las consecuencias de un proceso de modernización de la empresa, a la tecnología,  a la dependencia, miedo a modificar formas de trabajo, a perderlo. En definitiva, tenemos un amplio catálogo tan extenso y complejo como es la personalidad humana.

Según un estudio de la consultora Watermark este es uno de los problemas más graves a los que se enfrenta la pyme en el momento de implantar un ERP. ¿Las consecuencias? que el proceso de implantación sea más largo y complejo de lo que se había planificado, debido a la falta de colaboración de los propios empleados, que ven el proceso como una amenaza a su puesto de trabajo.

En realidad nihil novum sub sole, nada nuevo bajo el sol. El miedo y la resistencia siempre han ido en pareja con los cambios desde el principio de la historia.

Y cuanto más pequeña es la pyme, mayor es la resistencia a la introducción de nuevas formas de trabajo y al cambio de mentalidad que la entrada de un ERP provoca. Si bien es cierto que, por desgracia, las mejoras tecnológicas en las empresas históricamente han venido acompañadas de reducción de plantilla, no necesariamente es así en nuestros días y tampoco es la razón principal para adoptar un ERP en la empresa.

Para gestionar que este miedo al cambio no acabe con el proyecto es necesaria una buena política de comunicación interna, tanto para “vender” las bondades del ERP como para disipar cualquier intranquilidad derivada  de estos miedos atávicos que nos producen los cambios imprevistos o impuestos.

Es de vital importancia contar con la colaboración de los empleados desde el mismo momento en que tomamos la decisión de implantar un ERP. Y digo colaboración, no la realización de una especie de auditoría sobre los procesos de trabajo o los modos de trabajar. Establecer con los futuros usuarios un modelo participativo en el diseño de los procesos de trabajo y en la planificación de los plazos de planificación, permite una mayor implicación de los empleados en toda la operación y la desaparición de las reticencias más importantes.

También hemos de transmitir desde la propia dirección que objetivos pretendemos conseguir con el nuevo software de gestión empresarial. Objetivos que han de ser cuantificables, beneficiosos no únicamente para la dirección sino para todos los integrantes de la empresa, desde el primero hasta el último. No nos basta decir únicamente que mejorará nuestra cuenta de resultados. Tenemos que hablar de mejora de las condiciones laborales, crear entusiasmo con el proceso de renovación, uniéndolo a la voluntad de ser competitivos, de seguir existiendo con éxito como empresa y evangelizar con el ejemplo de que la tecnología no ha venido a sustituir el principal activo de la empresa: el valor de sus empleados.

Y de forma paralela hemos de prestar especial atención al plan de formación y, si se me apura, no esperar a finalizar la puesta en marcha del ERP sino que está formación vaya paralela a todo el proceso de implantación. El aprendizaje resulta mucho más suave y distendido, el cambio de formas de trabajar es menos traumático y porque a medida de que el usuario se va familiarizando con la aplicación es él mismo quien puede ir descubriendo las nuevas ventajas que aporta el ERP, e incluso detectar anomalías o carencias que pueden ser corregidas sobre la marcha.

Muchos pueden decir que todo esto dependerá del carácter y mentalidad de cada uno de los empleados. Es cierto, pero si queremos llevar adelante cualquier proceso de cambio con garantías de éxito, debemos involucrar a toda la organización, y más en la implantación de un ERP. Sería una pena que por no cuidar estos aspectos fracase una inversión importante para la empresa.

Y como siempre, por mucho que lo intentemos siempre tendremos a alguien en contra del proyecto. Pero si llevamos adelante esta política de comunicación con coherencia y convencimiento, siempre quedará al descubierto y aislado, por lo que su incidencia negativa va a ser mínima.

Con ello ¿Desaparecerá totalmente el miedo al cambio? Probablemente no del todo, pero lo habremos reducido a la mínima expresión posible. A fin de cuentas la gran virtud del ser humano es la adaptación a casi cualquier medio. Y en la empresa esto no es una excepción.

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