La necesidad del contrato de mantenimiento de un ERP

En épocas de crisis es una tentación para las pymes, e incluso una necesidad, el recortar aquellos gastos que a priori no resultan vitales para asegurar la continuidad de la empresa. Así pues, se recortan los presupuestos de publicidad, se paraliza la modernización de los equipos tecnológicos, se congelan o reducen las partidas de marketing y comunicación y se suprimen servicios externos considerados prescindibles. Y entre estos, los contratos de mantenimiento y actualización de nuestro ERP y del software de gestión empresarial en general.

No hay nada que decir sobre las decisiones que toman las compañías en aras de su supervivencia, pero si que podemos introducir elementos de reflexión ante el tsunami de recortes, porque ¿Nos planteamos realmente cuáles van a ser las consecuencias a medio plazo de algunos recortes que, por considerarlos prescindibles en estos momentos, aplicamos en el momento?

Una de las primeras reacciones es suprimir precisamente el contrato de mantenimiento de nuestro ERP, en la creencia y el convencimiento de que podemos seguir trabajando con la actual versión  de nuestro ERP, porque ya hace todo lo que precisamos y porque  estar a la última en la actualización y versión de turno, no resulta estratégico para la continuidad de la Compañía. En todo caso, siempre resultará más barato pagar por las consultas puntuales que realizemos.

Si los contratos de mantenimiento de nuestro software de gestión fueran como los del gas o la electricidad, pudiera ser que esta línea de pensamiento fuera la correcta, aunque supone que no le damos la importancia real que este tipo de contratos tienen para el correcto funcionamiento de nuestros sistemas de información empresarial.

En un entorno cambiante ya no tiene sentido tomar decisiones basadas en la premisa de que las cosas no van a cambiar. Y en el mundo del ERP todo cambia de forma vertiginosa. Sólo tenemos que fijarnos en los cambios normativos y fiscales que se han producido en nuestro país en los últimos años: nuevo plan general contable, cambio de normativa del IVA o la nueva ley sobre la morosidad. Y esto si no nos paramos a fijarnos que cada año nuestra Agencia Tributaria decide cambiar los métodos o los impresos para presentar nuestras cuentas trimestrales y anuales.

¿De verdad nos podemos permitir rescindir nuestro contrato de mantenimiento y encontrarnos que al año siguiente presentamos nuestros balances y cuentas de resultados con errores porque no hemos actualizado nuestro software? ¿Acaso alguien piensa que Hacienda va a ser comprensiva, nos dará un golpecito en el hombro y nos pedirá corregir ese error?

Pero no sólo eso. Cuando nos encontremos en esa tesitura y deseemos reeditar nuestro contrato de mantenimiento, ya podemos rezar para que no haya habido una actualización y debamos pagar otra vez la totalidad de la base de nuestro ERP o, en el mejor de los casos el periodo en el que hemos estado sin mantenimiento. Alguno se puede quejar de esta política de los fabricantes, pero debemos pensar que los contratos de mantenimiento siempre son más baratos que el producto y la política de darse de alta o de baja en función de nuestro interés crea un agravio comparativo frente a otras empresas que si tienen este contrato y lo están pagando religiosamente.

Esto es lo inmediato y lo más duro. Pero tambié existen otras razones por las que tener un contrato de mantenimiento es vital para el buen funcionamiento y optimización de nuestro ERP. Cada actualización y revisión aportan mejoras de procesos y nuevas funcionalidades que contribuyen a la optimización de nuestros recursos, mejoran nuestra productividad y nos permiten ser más competitivos en todas las áreas de la empresa.

La cuestión es simple. En estos momentos ¿queremos simplemente sobrevivir a la coyuntura viendo como nuestros recursos merman día a día o hacerlo con garantías de éxito y desde una posición de ventaja? Recortar gastos es una medida preventiva encomiable, pero cuando tomemos esta decisión no caigamos en el cortoplacismo y tengamos una visión más estratégica sobre el futuro de nuestra empresa.

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