Formalitis, reunionitis y otras enfermedades empresariales (Críticas Crónicas IV)

Todos estamos de acuerdo de que, para ganar eficiencia y agilidad, las empresas precisan estandarizar procesos, crear canales de comunicación y simplificar procedimientos. Cuanto mayor es la empresa, mayor es la necesidad de establecer protocolos de actuación. El problema, como en cualquier estructura excesivamente jerarquizada, lo tenemos cuando estos protocolos acaban convirtiéndose en formalismos en que no queda nada claro si el objetivo es la agilidad o el proteger los pequeños territorios de poder, pero que en definitiva lastran la eficacia perseguida, anteponen la forma al fondo y acaban convirtiéndose en pesadas losas que lastran la iniciativa y la propia agilidad que persiguen.

Propuestas que precisan de mil y una reuniones con mil y un responsables, actas protocolarias, documentos varios, intervenciones indirectas, permisos necesarios, opiniones asamblearias, intereses encontrados y rígideces procedimentales acaban produciendo un desgaste mental y físico que repercuten directamente en la agilidad de las empresas para afrontar los cambios.

Lo peor es que, en ciertos círculos, estos formalismos son presentados como el no va más de la excelencia empresarial, ya que persiguen categorizar y procedimentar cualquier situación o contingencia que se presenta en la empresa, sin atender a los matices, la heterogeneidad o, simplemente la necesidad que pueda surgir en cualquier momento.

En realidad lo que debemos plantearnos es que, si bien es necesario un cierto grado de protocolorización de actuaciones, estos forzados formulismos no son necesarios en aras de un control de nuestros procesos productivos y una mayor agilidad en nuestra gestión. O dicho de otra manera ¿Es realmente necesario el burocratizar absolutamente todos nuestros movimientos dentro de la empresa?.  Lo malo es que muchas veces este exceso de burocratización no responde realmente a una necesidad latente, sino que son consecuencia de aportaciones sesgadas o, peor todavía, a la tendencia a dificultar opciones sencillas, como si el elevar el nivel de complejidad supusiera una aportación de valor.

Una empresa, no lo olvidemos, es un ente vivo, cambiante y que debe responder cada vez con mayor rápidez a los cambios que se producen internamente y en nuestro entorno. Nuestro objetivo tiene que ser en todo momento agilizar y rentabilizar cada uno de nuestros movimientos, sin detenernos por formulismos que muchas veces nos lastran en aspectos críticos como son la toma de decisiones.

Probablemente no sea una sentencia políticamente correcta, pero en ocasiones funciona el axioma de “mejor pedir perdón, que pedir permiso”. No nos dejemos engañar por el espejismo del control riguroso, porque en ocasiones responden más a la conservación de pequeñas cuotas de poder y a la inseguridad o temor a tomar decisiones. También es cierto que para ello se necesitan ciertas dosis de valentía, allí donde el protocolo y el formalismo acaban por formar parte del ADN de la empresa y de la mayor parte de sus empleados.

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Una respuesta a Formalitis, reunionitis y otras enfermedades empresariales (Críticas Crónicas IV)

  1. MARÍA LAURA FERRUCCI. dijo:

    ESTOY DE ACUERDO EN TODO LO EXPRESADO POR USTED EN ÉSTE ARTÍCULO, SR. BARRIS.
    CREO, QUE EXISTEN EN LAS EMPRESAS BUROCRACIAS ABSURDAS Y SIN UN SENTIDO LÓGICO, NO FUNDADAS CON RACIONALIDAD, SINO POR ACTOS DE MERA TRADICIÓN, LOS CUALES QUEDARON OBSOLETOS EN EL TIEMPO Y SIN UN SIGNIFICADO QUE SEA COHERENTE CON LA REALIDAD ACTUAL.

    MARÍA LAURA FERRUCCI.

    Febrero 1, del 2012.

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