Factura electrónica; para pymes y autónomos es la opción

iva_freeLa factura electrónica, legal desde 2004 en todos los países de la UE, parece que le cuesta ser adoptada en nuestro país por las pymes y los autónomos, que no acaban de ver las ventajas que les supone, aunque en estos momentos supone un proceso imparable y, más temprano que tarde, en la era de Internet, la factura electrónica ya no será una opción sino una obligación. Más allá de que la factura electrónica ya es reconocida por la Agencia Tributaria a través de la firma electrónica, si que es importante resaltar las ventajas que supone para las pymes su incorporación en sus procesos contables y fiscales.

Lo realmente importante es que con ella nos libramos de la emisión de las facturas en papel. Sólo tienes que enviarla por correo electrónico o depositarla en una web. ¿Cuanto cuesta el actual procedimiento de impresión y envío por correo postal? Según la UE el coste medio es de 1,5 €. Fácil. Multiplica el número de facturas que generas y tendrás un coste que podrás ahorrarte. No papel, no toner de impresora, no sobre, no sello de correos, no personal realizando todo el proceso.

Segunda ventaja. Si no hay papel, no hay archivos, no hay almacenamiento, no se ocupa espacio físico, no hay pérdida de documentos ni deterioro de los mismos. Y si no somos demasiado organizados, empieza a contar el tiempo que se pierde buscando los documentos. Esto es difícil de cuantificar aunque según algunos estudios el coste puede ser de 0,50€ por cada factura, pero lo que se gana en seguridad es impagable.

Tercera ventaja. Hasta ahora el coste era por emitir la factura. ¿Pensamos en los procesos que seguimos de recepción de las mismas? Las recibimos en papel, recogemos y clasificamos los sobres, los abrimos, ordenamos los documentos y nos ponemos a teclear en nuestro software de gestión los datos contenidos, los conformamos, los contabilizamos y los pagamos. Y eso sí lo hacemos bien, sin equivocarnos ni cometer errores. ¿Coste? Yo apostaría por entre 2 y 5€ por factura.

Y no vamos a entrar en casuísticas bastante habituales de no se ha recibido la factura, no me consta, vuélvela a enviar y añadamos más coste. Pero si esto parece poco podemos dar seis razones más para empezar a mirar a la factura electrónica con otros ojos:

1.- Tiene plena validez fiscal y jurídica al estar validada por Hacienda.

2.- Lo que te cueste la adopción de la factura electrónica lo puedes recuperar entre los 3 y los 6 meses. Desaparecen los costes de emisión , los de almacenaje, los de clasificación y consulta… Haz cuentas.

3.- Tus clientes lo agradecerán, porque ellos también notarán la reducción de costes. Y a eso lo podemos llamar fidelización.

4.- Al integrarlas directamente en su software de gestión puedes consultarlas cuando quieras, imprimirlas con total validez y seguro seguro que ni las pierdes ni se estropean.

5.- ¿Has pensado que puedes efectuar los envíos de facturas en cualquier momento a tus clientes, incorporar esos mismos elementos promocionales, pero también sin coste? Tus costes de marketing y promoción también te lo agradecerán.

6.- Dios mío. Las facturas ya no se pierden y eso tampoco sirve de excusa. A ver si también vamos a conseguir que no hayan retrasos en los cobros.

¿Te has decidido? Pero, ¿Por donde empiezo? Tienes diversas alternativas a tu alcance, pero ya puestos a adoptar la factura electrónica, porqué no buscar algo más acorde con los tiempos.  En este caso lo más novedoso que he visto es IVA FREE, una aplicación para smartphones y tablets que captura mediante imágenes las facturas, las gestiona, las clasifica y además permite convertir los tickets de gasto en factura electrónica (eso supone recuperar en IVA unos 400€ anuales de tickets de gasto).

Es tan sencillo como descargarse una APP Gratuita, desde la cuál puedes fotografiar el ticket, organizarlo por categoría de gasto y pasarlos directamente para su contabilización, bien a la propia o mediante un asesor. Y además te permite generar estadísticas de como se generan estos gastos ¿Será que gastamos mucho en comidas y cafés? ¿Por donde se nos va ese dinero que, operación a operación es poco, pero que al cabo del año puede ser de un monto importante?

Y esta es la iniciativa impulsada por las Cámaras de Comercio de Barcelona, Madrid, Bilbao y Sevilla con el apoyo del partner tecnológico Wolters Kluwer | A3 Software, destinada a automatizar los tickets de gasto de forma inmediata y facilitar la deducción contable de los mismos a autónomos y microempresas. La campaña pretender fomentar el uso de las tecnologías de movilidad en autónomos y empresas como un elemento más que contribuya a la profesionalización y a una gestión eficaz de este importante colectivo.

Si quieres comprobarlo por tí mismo, puedes descargarte la APP de forma totalmente gratuita y te permitirá sin coste realizar diez tickets para que veas lo fácil que es. ¿Y el precio? La aplicación es de pago anual y no llega a los 50€. La pregunta es cuanto puedes deducir, cuanto puedes ahorrar y cuanto puedes dejar de perder con este sistema.

En definitiva, ahorramos costes, organizamos mucho mejor nuestra empresa y nos ponemos al día tecnológicamente.

 

 

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