La factura electrónica ya está aquí

Factura ElectrónicaDesde mediados de Enero todas las empresas que mantengan una relación comercial con las Administraciones Públicas están obligadas a presentar las facturas con operaciones superiores a los 5.000€ en formato electrónico, o en su caso cuando la Administración con la que opere así se lo exija por normativa. Y aunque la factura electrónica ya lleva bastantes años en funcionamiento, su uso no ha sido asumido en gran parte por las pymes a día de hoy.

Una de las causas principales es el poco impulso que se le ha dado a nivel general desde las Administraciones, aunque algunas, como en Catalunya desde el 2011 o La Rioja en 2013. Otra, es la falta de un protocolo normalizado en el intercambio de la información, ya que cada administración ha implementado el formato de factura electrónica que ha querido.

Si bien es cierto que el Face, que es el utilizado por la Administración General del Estado, cada comunidad autónoma o administración local ha tenido libertad para optar por otros formatos. Esto ha tenido como consecuencia que las pymes tengan que adaptar su ERP o software de gestión a las distintas exigencias de las Administraciones con las que trabajan, con la consiguiente inversión que requiere.

Esa falta de homogeneización ha retrasado la implantación de la factura electrónica entre las pymes, aunque la Administración tampoco es que esté demasiado por la labor. Según datos facilitados por La Federación Española de Municipios y Provincias (Femp) sólo el 34% de los municipios españoles está totalmente informatizado y el 74% de los proveedores no están preparados para emitir sus facturas de manera electrónica.

Parece ser que con la obligatoriedad estas distancias se van a acortar en breve plazo. Y ya no sólo a las empresas que trabajan con la Administración, sino que también aquellas empresas que, por su actividad, estén dentro de sectores de especial relevancia para la economía del país, estarán obligadas a emitir la factura digital siempre que sus proveedores lo soliciten con antelación previa. Entre estas actividades podemos destacar las agencias de viaje, las empresas energéticas, el comercio al por menor y el transporte de viajeros.

Todo parece indicar que estos son los primeros pasos para generalizar el uso de la factura electrónica entre las empresas en un breve periodo de tiempo y más tarde que temprano, tendrán que adaptar sus soluciones de gestión a esta obligatoriedad normativa.

Más allá de que esta normativa está destinada a ahorrar al estado la friolera de 51 millones de euros en costes de tramitación, la verdad es que la implantación de la factura electrónica en las pymes permitirá a estas disminuir los errores humanos en cualquier fase de la gestión de la factura, el gasto de emisión, recepción y/o devolución de facturas y el tiempo destinado a todos estos trámites, además de un ahorro de costes en papel y transporte.

Se ha calculado que el ahorro que supone la emisión de una factura electrónica frente a la tradicional en papel supone un ahorro de 4,95€ por factura emitida. Tan fácil como calcular las facturas emitidas durante un año y hacer la multiplicación. Podríamos sorprendernos de lo que hemos estado gastando sin darnos ni cuenta.

Y eso sin contar el generalizado error de “perderse” la factura en el proceso que va del envío a la recepción. cuantas veces ante una reclamación de pago esta ha sido la excusa, con todo lo que comporta de volver a iniciar el procedimiento y duplicar, e incluso triplicar, el coste que conlleva. Está claro que una de las mayores ventajas de la factura electrónica es que evita totalmente esta modalidad de morosidad.

Y la medida tiene su trascendencia. Acostumbramos a pensar que sólo las grandes empresas son las que trabajan para la administración, pero la realidad es que existen miles de pymes y microempresas que trabajan con las Administraciones Locales como los Ayuntamientos. Son probablemente estas pymes las que más directamente recibirán el impacto de la nueva normativa y las que tendrán que adaptarse desde este mismo momento. Y lógicamente también aquellas que aspiren en su momento a convertirse en proveedores de las administraciones.

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