Organizar un evento no es nada fácil y asegurarnos la máxima difusión del mismo y su éxito es el objetivo que nos marcamos para ponerlo en marcha. En todo ello las Redes Sociales juegan, y cada vez más, un importante papel. Porque ya no se trata únicamente de conseguir un lleno de asistentes, sino de como amortizamos el esfuerzo y dinero invertido, durante y después del evento.
Las Redes Sociales se han convertido en nuevos canales para la promoción de eventos y es importante saber como de ellos podemos conseguir nuevas oportunidades de venta. La utilización de los diversos canales que tenemos a nuestra disposición (Facebook, Linkedin, Twitter) nos permiten un alto grado de diferenciación si logramos adaptar nuestro lenguaje a las características de nuestro canal.
Y como en todo, si no hay una buena planificación de las acciones de comunicación, no podremos sacar todo el partido posible a la acción que realicemos. Para conseguirlo debemos tener en cuenta diferentes aspectos, más allá de la inversión, que nos ayuden a su buena ejecución.
Definir el público objetivo. En definitiva segmentar cuidadosamente a quién va dirigido el evento, quien puede acudir o bien podrían estar interesados en asistir.
Elegir los canales de comunicación que consideremos más adecuados, tanto por el objetivo que pretendamos cubrir como por el público al que nos interese que acuda.
Crear un #hastag que identifique el evento y que podamos utilizar en Redes Sociales.
No vamos a entrar en los temas de organización, de imagen y branding que son necesarios abordar cuando nos enfrentamos al diseño del evento. Y tampoco nos vamos a olvidar de otras formas de difusión como puede ser el e-mailing y las acciones de telemarketing para invitar o confirmar la asistencia.
Pero no todo se queda aquí. También podemos dinamizar el contacto con los asistentes mientras se realiza el evento, bien compartiendo comentarios, imágenes, pequeños videos que podamos realizar sobre la marcha e incluso ir recordándoles el hastag para que pueden compartir su experiencia e impresiones.
Y no olvidemos, cuando ya hemos finalizado, agradecer a todos la asistencia, compartir los contenidos expuestos, los resultados de asistencia si han sido significativos, publicar una nota de prensa o volver a publicar imágenes y videos que se hayan realizado durante en evento. E incluso, si tiene sentido, impactarlos con una pequeña campaña de generación de demanda o incluso intentando conseguir una visita comercial.
Ahora bien ¿Sirven todas las Redes Sociales para promocionar un evento?. No hay respuesta clara para esto. Lo importante es saber que características y que nos puede ofrecer cada Red Social.
Twitter resulta perfecta para conseguir una interacción inmediata con los asistentes durante la celebración del evento, pudiendo compartir imágenes, comentarios. Además el uso de etiquetas para aparecer en la búsqueda de usuarios nos sirve para viralizar el evento e incluso generar nuevos temas derivados.
Facebook nos puede ayudar a la promoción del evento, ya que podemos crear una página específica o bien generar una campaña dentro de nuestra propia página corporativa. Además podemos crear album de fotografías, incorporar el programa y establecer conversaciones directas con los interesados en asistir. Por supuesto, también lo podemos utilizar para ir confirmando asistentes. No olvidemos que Facebook funciona como una comunidad y podemos pedir un mayor grado de compromiso a nuestros «amigos».
Linkedin, al ser una red profesional, precisa de un tono más formal y profesionalizado. Al mismo tiempo te permite realizar una buena segmentación de quién puede estar interesado en asistir a tu evento y conseguir clientes potenciales a través de esta Red.
YouTube, aunque sea el gran olvidado en la utilización profesional de las Redes Sociales, te puede permitir ampliar tu audiencia en tiempo real mediante streaming. Además puedes a posteriori viralizar el evento con una playlist y compartirlo en el resto de tus canales sociales.
Existen otras Redes que podemos utilizar, como pueden ser Instagram (si en el evento puedes conseguir imágenes de impacto, o Periscope.
Uses la red que uses recuerda que cada una tiene sus propias características y audiencia y tenemos que adaptar contenidos, tonos e imágenes a su propia idiosincracia.
Jaume Barris. 